Qu’est-ce qu’un usage d’entreprise ?
L’usage d’entreprise correspond à une pratique ou avantage régulier que l’employeur accorde librement à ses salariés, sans que la loi, une convention collective, un accord ou le contrat de travail ne l’impose.
Exemples d’usages :
- Prime de fin d’année ;
- Jours de congés payés supplémentaires ;
- Temps de pause ;
- Heures de délégation supplémentaires ;
- …
Pour être qualifié d’usage, l’avantage accordé doit réunir trois critères :
- La généralité : L’avantage doit bénéficier à l’ensemble des salariés de l’entreprise ou au moins à une catégorie professionnelle bien déterminée ;
- Des conditions d’octroi et des modalités de calcul fixes : il faut une certaine fixité s’agissant des conditions à remplir pour en bénéficier et des modalités de calcul (critères objectifs repérables et identiques).
- La constance : L’avantage est versé régulièrement et l’a déjà été au moins deux fois, de manière régulière et durable dans le temps se distinguant ainsi d’une mesure ponctuelle. Le versement d’une prime mensuelle pendant trois mois de suite n’est pas un usage. A l’inverse, une prime annuelle versée pendant trois ou quatre ans même si elle été baptisée ‘’prime exceptionnelle’’.
Lorsque ces trois conditions ne sont pas remplies, l’avantage accordé est une simple libéralité, qui relève du pouvoir discrétionnaire de l’employeur.
Les usages ne peuvent être moins favorables que les dispositions légales ou conventionnelles. Ils apportent donc au salarié des droits supplémentaires. Lorsque l’usage concerne un sujet déjà traité dans le contrat de travail, il s’applique prioritairement dès lors qu’il est plus favorable. Néanmoins, l’avantage résultant d’un usage ne s’incorpore pas automatiquement dans le contrat de travail.
C’est au salarié qui se prévaut d’un usage d’en rapporter la preuve, ce qu’il peut faire par tout moyen : témoignages, bulletins de paie, etc.
Procédure de dénonciation
L’employeur peut sans se justifier, mettre fin à un usage à condition de respecter une procédure dite de dénonciation.
La dénonciation d’un usage se fait en informant par écrit et individuellement les salariés ainsi que les institutions représentatives du personnel si elles existent.
- Étape 1 : L’information des représentants du personnel
L’employeur doit informer le Comité social et économique (CSE) ou, à défaut les délégués du personnel. Elle doit être effectuée en amont de l’information individuelle de chaque salarié bénéficiaire.
L’information doit porter sur :
- La nature de l’avantage dénoncé ;
- Les salariés concernés ;
- La date d’effet de cette dénonciation après respect du délai de prévenance ;
- L’éventuelle mesure de substitution.
L’information est donnée en réunion, après inscription dans la convocation et dans l’ordre du jour. La dénonciation doit figurer dans le compte-rendu de la réunion.
Lorsque le CSE n’a pas été mis en place, faute pour l’employeur d’avoir organisé des élections, la dénonciation de l’usage est impossible. Il est donc impératif, pour justifier que l’absence de CSE n’est pas imputable à l’employeur, de dresser à chaque fois un procès-verbal de carence.
- Étape 2 : L’information individuelle des salariés
L’employeur doit informer les salariés concernés de son intention de supprimer l’usage, par une lettre spécifique adressée individuellement à chacun d’entre eux (remise en mains propres contre décharge ou en recommandé avec accusé de réception).
Cette information individuelle est nécessaire. L’employeur ne peut s’en dispenser :
- Même si un accord a été passé avec des représentants du personnel ;
- Ou si les salariés en ont été informés par l’intermédiaire des représentants du personnel.
Dans quels délais ?
Le droit du travail ne fixe aucun délai entre le moment où l’employeur informe les représentants du personnel et les salariés, et celui où l’usage est effectivement supprimé.
Pour mettre fin de manière effective à l’usage, l’employeur doit respecter un délai suffisant de prévenance afin de permettre d’éventuelles négociations. Durant ce préavis, l’avantage continue à s’appliquer. La jurisprudence admet des délais de trois mois, mais ces préavis peuvent être inférieurs ou supérieurs selon l’importance de l’impact de sa disparition et des négociations que cette disparition pourrait supposer.
Tout dépendra donc de la nature de l’usage.
Il est à noter que si l’usage n’a pas été régulièrement dénoncé, il continue de s’appliquer. Il appartient à l’employeur de prouver, par exemple, qu’il a informé de la dénonciation chaque salarié bénéficiaire.
Dénonciation en raison de la conclusion d’un accord
Il peut être mis fin à un usage par une convention collective, par accord d’entreprise ayant le même objet, sans mettre en œuvre la procédure de dénonciation. Il s’agit là d’une jurisprudence constante.
Effets d’une dénonciation régulière
La dénonciation régulière d’un usage s’impose aux salariés qui n’ont pas à donner leur accord, sauf s’il s’agit d’une disposition figurant dans leur contrat de travail.
Si l’usage d’entreprise est indiqué dans le contrat de travail, la procédure de dénonciation est différente : il faut modifier le contrat par avenant, l’accord du salarié est obligatoire.
Si les règles de dénonciation d’usage ne sont pas respectées, l’usage d’entreprise doit continuer de s’appliquer et le salarié peut réclamer son maintien à l’employeur.
Un modèle de document permet de réclamer son maintien : ”Réclamer le maintien d’un usage d’entreprise irrégulièrement supprimé”
Pour en savoir plus cliquer ICI